Fra Hostaway til Staywarden

Trin for trin

1. 01

   Få dine bookinger ud af Hostaway

   Åbn listen «Reservations» i Hostaway, og eksportér til CSV. Viser din konto ikke en eksportknap, så spørg Hostaways support i chatten — de sender dig filen.

   Knap for knap3

   • Eksportér som minimum fra i dag og frem. Tidligere bookinger kan også importeres: de indgår i månedens tal og lader Staywarden genkende en gæst, der kommer igen.
   • Udelad det, der ikke er et ophold: forespørgsler (inquiry), udløbne forhåndsreservationer (expired) og aflysninger. Slipper de alligevel med, sker der ingen skade — Staywarden markerer dem og importerer dem ikke.
   • Omdøb ikke kolonnerne, og flyt ikke rundt på dem. Hostaway-filen skal ind, som den er.

   Gem filen. Den er din reserve, hvis noget ser mærkeligt ud, og det er det eneste, du tager med fra Hostaway.

2. 02

   Opret din konto og dine værelser

   Tryk på Kom i gang her på siden — kontoen oprettes på staywarden.com. Opret dig med e-mail og adgangskode eller med Google. Når tilmeldingen er færdig, åbner panelet (på engelsk).

   Knap for knap4

   • Tilmeldingen spørger om stedets navn, land, valuta og type og derefter om dine værelser eller hytter. Typen kan ikke ændres senere: «Cabins» er hver sin enhed med egen indgang, «Hotel» er værelser i én bygning. Den afgør, hvordan kanalerne registrerer dig.
   • Tilføj hvert værelse med det samme — eller senere under «Settings → Your cabins» med «+ Add cabin» (for et hotel står der «Your rooms» og «+ Add room»): «Name» og «Sleeps» (prisen pr. nat sætter du under «Prices» i menuen). Er én række flere ens værelser, så skriv antallet i «Identical» — rækken tæller stadig som én værelsestype i din plan.
   • Navnet skal være det samme som i Hostaway (Listing i filen). Er det ikke det, foreslår prøvekørslen det som et nyt værelse — du kan vælge «It is the same as …» dér, men det går hurtigere at gøre navnene ens.
   • Priserne bor under «Prices» (i menuen): grundprisen pr. værelse og sæsoner med «+ Season». Uden for en sæson gælder grundprisen. Intet sendes ud, før du trykker på «Publish prices» — og kanalerne får dem først, når de er forbundet, senere.

   Forbind ikke nogen kanal endnu. Det er trin 4, og det kommer efter bookingerne af en grund.

3. 03

   Importér dine bookinger — først en prøvekørsel

   «Settings» → «Bring your bookings». Indsæt CSV-filen, eller upload den, og tryk på «Review». Intet gemmes endnu: det er en prøvekørsel.

   Knap for knap6

   • Øverst viser den de kolonner, den har fundet. Står der «not found» ved en af dem, har filen den ikke — tjek tabellen herunder.
   • Hver linje får sin vurdering: «ready to import», «already in Staywarden», «clashes with another booking», «we do not recognize that cabin», «unreadable date» eller «canceled — not imported».
   • «… new cabins will be created» (eller «rooms») → behold «Create with that name» for hvert navn, eller vælg «It is the same as …», hvis du allerede har værelset. Dit valg gælder alle linjer med det navn.
   • «Clashes with another booking» → to bookinger vil have den samme nat. Find ud af, hvilken der er den rigtige. Har du virkelig solgt natten to gange, så sæt flueben i «import anyway as an overbooking», og løs det med gæsten.
   • Ser filen mærkelig ud, så tryk på «Ask the Warden»: den læser din fil og foreslår, hvilket værelse der er hvilket. Den gemmer heller ikke noget — den udfylder kun rullemenuerne.
   • Når opsummeringen stemmer, trykker du på importknappen — den viser, hvor mange bookinger den henter ind. Du kan indsætte den rettede fil så mange gange, du vil: bookinger, der allerede er inde, bliver ikke dobbelte.

   Når det er gjort — mens du sætter op, har du Complete gratis — så åbn «Calendar», og sammenlign med Hostaway. Tjek denne uge og næste måned. Passer det, er det vigtigste på plads.

4. 04

   Skift kanalerne — den følsomme del

   Gør det tidligt om morgenen, når der kommer færrest bookinger, og én kanal ad gangen. Før du rører noget, går du til «Settings → Channels» og trykker på «Connect automatically». Det opretter dit sted og én værelsestype pr. værelse på din liste, med koblingen allerede lavet.

   Knap for knap6

   • Booking.com — i dit extranet: «Account → Connectivity provider». Find den udbyder, Staywarden viser dig på skærmen, og bekræft den. Det er bekræftelsen af den nye udbyder, der får Booking til at holde op med at lytte til Hostaway for det sted.
   • Airbnb — her er rækkefølgen omvendt. Airbnb tillader ÉN channel manager pr. konto: afbryd først Hostaway fra Airbnb, og forbind først derefter Staywarden. Prøver du uden at afbryde, afviser Airbnb godkendelsen uden at sige hvorfor.
   • Når Hostaway er afbrudt: vælg Airbnb på Staywardens kanalskærm, log ind med den officielle knap, vælg dine opslag, og kobl dem til dine værelser. Airbnb sender ikke dine eksisterende bookinger igen — de kom allerede ind med importen i trin 3. Sammenlign Airbnbs kalender med Staywardens, før du går videre.
   • Expedia — i Partner Central: åbn «Choose your provider», tryk på «Begin», og vælg den udbyder, Staywarden viser dig på skærmen. Expedia tager længere tid end de to andre; det kan tage dage.
   • Hver kanal bliver grøn et par minutter efter, at den har godkendt forbindelsen. I mellemtiden bliver dit opslag ved med at sælge — intet lukker.
   • Når kanalen er grøn, trykker du på «Push everything to channels». Fra det øjeblik styrer Staywarden tilgængelighed og priser på den kanal de næste 500 dage: tilgængeligheden, prisen pr. nat (aldrig under din laveste pris), prisen efter antal gæster og reglerne for opholdet — minimums- og maksimumsophold, lukket for ankomst, lukket for afrejse og lukket for salg.

   Tjek, før du går videre: åbn dit eget opslag, som var du gæst, og prøv en nat, der er booket i Staywarden. Den skal vises som lukket. Booking.com skifter over i det øjeblik, du bekræfter den nye udbyder, og Expedia kan tage dage — ingen af dem skal afbrydes først; Airbnb er undtagelsen. Når alle dine kanaler er grønne og tjekket, slukker du det, der er tilbage i Hostaway — og først derefter opsiger du dit Hostaway-abonnement.

5. 05

   Det næste, uden hast

   Stedet kører allerede på Staywarden. Resten kan du gøre i samme uge, i den rækkefølge, der passer dig.

   Knap for knap5

   • Fakturaer (Complete) — «Invoices → Invoice setup»: firmanavn, adresse, CVR- eller momsnummer, teksten nederst og hvor nummereringen starter. Din momssats (i Danmark typisk 25 %) sætter du under «Settings › Your lodge». Derefter venter hvert afsluttet ophold under «To issue», og du udsteder fakturaen med «Issue invoice».
   • Kortbetaling (Complete) — «Settings → Card payments»: din Stripe-nøgle. Gæsten betaler fra sin egen bookingside, og pengene lander på din konto.
   • Dit team — fanen «Team». «Invite by email»: hver person vælger en adgangskode, logger ind på sin egen dag på stedets teamside og krydser sit arbejde af der. Fjerner du nogen, bliver de logget ud med det samme.
   • Gæsteappen (Complete) — udfyld «Check-in from», «Check-out before», wi-fi og vejen derhen. Gæsten kommer ind med sit efternavn og fire cifre; intet skal installeres.
   • Rengøringen skriver sig selv — hver afrejse opretter hovedrengøringen og hver ankomst klargøringen. Alt, der ikke er et værelse (terrassen, fælleskøkkenet, gangene), tilføjer du selv under «Areas you clean» med sin plan: hver dag, mellem gæster eller om mandagen.

   Hostaways automatiseringer skal bygges op igen: Staywarden sender seks automatiske beskeder (bekræftelse, før ankomst, under opholdet, et tilbud om ekstra nætter, når værelset er ledigt, afrejse og en anmodning om en anmeldelse til direkte gæster). Beskederne findes på engelsk og spansk, og du slår dem til én for én under «Messages» (Complete).