Factura electrónica en Costa Rica: guía práctica para hoteles

El sistema en un párrafo

Desde el 1 de setiembre de 2025, todo comprobante electrónico sigue la versión 4.4 del formato de Hacienda, y desde el 6 de octubre de 2025 la administración tributaria funciona en TRIBU-CR, que reemplazó a ATV. Cada documento es un archivo XML, firmado con la llave criptográfica de tu propia sociedad y enviado a Hacienda, que responde con un veredicto: aceptado o rechazado. Cualquier contribuyente puede emitir directamente con su propia llave — no existe una lista de intermediarios autorizados por la que tengás que pasar.

Hoy importa más que antes. Hacienda usa los documentos que emitís para prellenar tus declaraciones, así que un documento que falta se nota en tu declaración, no solo en una auditoría.

¿Factura o tiquete? Cuál emite un hotel

Dos documentos cubren casi todas las estadías que vendés.

La diferencia no es de forma. El tiquete no sirve para justificar gastos ni créditos fiscales, así que una empresa que recibe uno no puede deducir la estadía ni acreditarse el IVA. Cuando un huésped te pide factura para su empresa, pedile la cédula antes de emitir el documento, no después.

Dos puntos más que confunden a muchos hoteles. El hospedaje lleva 13 % de IVA, también cuando el huésped es extranjero: una estadía en Costa Rica no es una exportación. Y una empresa extranjera sin identificación costarricense no puede recibir una factura por una estadía — Hacienda la rechaza. Recibe, en cambio, un tiquete con su nombre.

Notas de crédito: cómo se corrige un documento

Un documento que Hacienda aceptó no se puede borrar ni editar. Toda corrección es un documento nuevo: una nota de crédito para rebajar o anular un monto, o una nota de débito para aumentarlo.

• La nota de crédito siempre apunta al original por su clave — el número de 50 caracteres del documento.
• Tiene que coincidir con el original: el mismo comprador, el mismo código CABYS, el mismo tipo de cambio. Y las notas contra un documento nunca pueden sumar más que el documento mismo.
• Un huésped cancela y se le devuelve todo: una nota de crédito que anula el tiquete. Un reembolso parcial: una nota de crédito por la parte que devolvés.
• Un documento que Hacienda rechazó no lleva nota de crédito. No tiene efectos tributarios: corregís el error y emitís un documento nuevo que lo sustituye.
• Un huésped recibió un tiquete y después necesita factura para su empresa: el tiquete se anula con una nota de crédito, y se emite una factura que indica qué documento sustituye.

La llave criptográfica y el PIN

Para firmar documentos, tu sociedad necesita una llave criptográfica: un archivo .p12 que generás vos mismo en la Oficina Virtual de Hacienda (OVi), dentro de Tico Factura. En una sociedad, solo el representante legal puede hacerlo, con su propio acceso. Es la única parte de la factura electrónica que nadie puede hacer por vos — ni tu contador, ni tu proveedor de software.

• El PIN. Las llaves generadas desde el 28 de julio de 2026 necesitan un PIN de 14 caracteres, no de 4. Anotalo en un lugar donde lo vayás a tener dentro de tres años: no se recupera, solo se reemplaza con una llave nueva.
• El usuario de la API. Cuando creás el usuario en Tico Factura y elegís «No, voy a utilizar otro programa», Hacienda te da un usuario y una contraseña para tu software. No son tu contraseña de OVi.
• Cuidala como la contraseña del banco. Quien tenga el archivo .p12 y su PIN puede emitir documentos tributarios a nombre de tu sociedad.
• Las llaves vencen. Cuando vence la tuya, o cuando la reemplazás, generás una nueva y se la volvés a dar a tu sistema de facturación.

Nuestra guía paso a paso de la llave de Hacienda recorre las nueve pantallas de TRIBU-CR, en orden.

Por qué se rechazan los documentos

Primero Hacienda responde que recibió el documento. Eso no es una aceptación: el veredicto llega después. Un documento solo cuenta cuando está aceptado, así que revisá el veredicto, no solo que se haya enviado.

Causas comunes de un rechazo, o de un número que ya no vas a poder usar:

• Una numeración que choca. Cada tipo de documento tiene su propia numeración consecutiva, y Hacienda revisa la secuencia. Si venís de otro sistema, el nuevo tiene que seguir desde el último número que emitiste ahí. Un número adivinado puede chocar con uno ya usado, y eso no tiene vuelta atrás.
• Un comprador que Hacienda no conoce. El número de identificación de una factura tiene que existir en los registros de Hacienda. Un dígito mal en la cédula es un rechazo.
• Una factura a una empresa extranjera sin identificación costarricense. Emití un tiquete con su nombre.
• Una nota de crédito que no coincide con su original: otro tipo de cambio, otro código CABYS o un monto mayor que el original.
• Un código de actividad que no está en el registro de Hacienda para la empresa que emite o recibe el documento.

Emitir desde la reserva, no desde una hoja de cálculo

La mayoría de los errores de arriba pasan cuando alguien vuelve a escribir lo que ya existe: el nombre del huésped, las noches, el monto, el tipo de cambio. La facturación más segura arranca desde la reserva misma.

En Staywarden, la facturación es parte del plan Completo. El tiquete electrónico 4.4 de cada estadía se arma desde la reserva — el huésped, las noches, el monto y el IVA — firmado con tu propia llave y enviado a Hacienda con un toque, o un mes entero de una vez. Staywarden consulta el veredicto de Hacienda por separado, así ves aceptado o rechazado, no solo enviado.

Para configurarlo necesitás tu llave, su PIN y el usuario de la API. Los datos de tu sociedad se llenan solos desde el registro de Hacienda, y no se emite nada hasta que confirmés el número del último documento que emitiste antes — aunque la respuesta sea «ninguno». Tu contador puede subir la llave desde un enlace, sin tu usuario. Lo que cuesta Completo está en la página de precios.

Una última cosa: este artículo explica las reglas como Hacienda las publica. Para el caso de tu propia sociedad, tu contador tiene la última palabra.