Cómo elegir un sistema de gestión hotelera: las preguntas antes de cambiarte

Empezá por tu propia semana

Antes de ver una sola demostración, anotá cómo es una semana normal en tu hotel: de dónde vienen las reservas, quién limpia qué habitaciones, cómo pagan los huéspedes, qué te pide tu contador a fin de mes — y qué sale mal hoy. Un sistema te sirve si te quita trabajo de esa lista, no porque tenga la lista de funciones más larga.

Canales de reserva

• ¿Se conecta a los canales en los que realmente vendés con una conexión real en dos sentidos, y no solo con enlaces de calendario (iCal)?
• Cuando una noche se vende en un canal, ¿qué tan rápido se cierra en los demás? ¿Y si dos canales venden la misma noche igual, te avisa al momento?
• ¿Los precios, las estadías mínimas y los días sin llegada salen desde un solo lugar, o todavía entrás a cada extranet?
• ¿Maneja un tipo de habitación con varias habitaciones iguales, y una tarifa no reembolsable al lado de la flexible?

Nuestro artículo sobre cómo evitar dobles reservas explica por qué la primera pregunta es la más importante.

Cobros

• ¿El huésped puede pagar con tarjeta en tu propia página de reservas, y la plata llega directo a tu propia cuenta?
• ¿El proveedor te cobra una comisión por tus reservas directas, encima del costo de la tarjeta?
• ¿Los adelantos, saldos, reembolsos y pagos en efectivo quedan registrados por estadía, para que siempre veás quién debe?

Facturación y contabilidad

• En Costa Rica: ¿emite los comprobantes de Hacienda en la versión 4.4, firmados con tu propia llave, y consulta el veredicto de Hacienda de cada uno? ¿Qué documentos emite hoy?
• En otros países: ¿hace facturas con los datos de tu empresa, tu IVA y una numeración sin huecos?
• ¿Tu contador puede recibir los archivos del mes, o tener su propio acceso limitado, sin tu contraseña?

En Costa Rica, leé nuestra guía de factura electrónica para hoteles antes de preguntar.

Limpieza y equipo

• ¿Cada salida crea sola su tarea de limpieza, y la persona de limpieza la puede marcar como hecha desde el teléfono?
• ¿Cada persona entra con su propia cuenta y ve solo su parte? Quien limpia no necesita ver la plata.
• ¿Habla los idiomas de tu equipo y de tus huéspedes?

Reportes

• ¿Podés ver la ocupación, la tarifa promedio, los ingresos por canal y el resultado del mes sin exportar a una hoja de cálculo?
• ¿La comisión de cada canal aparece como un costo, para que veás lo que ese canal de verdad te deja?

Soporte y confiabilidad

• ¿Quién responde cuando algo falla un sábado de temporada alta — una persona, en tu idioma? ¿Cómo la encontrás?
• ¿Hay una página de estado pública? ¿Y qué pasa cuando el internet en el hotel es débil?
• ¿Dónde se guardan tus datos, quién los puede ver y hay respaldo?

El precio, por escrito

• ¿El precio está publicado, o solo te lo dan después de una llamada de ventas? Un precio que podés leer a las 11 de la noche es un precio con el que podés planear.
• ¿Por qué se cobra exactamente: habitación, tipo de habitación, propiedad o reserva? ¿Qué pasa con el precio cuando agregás habitaciones?
• ¿Qué se cobra aparte: canales, cobros, el sitio web, mensajes, facturación, más usuarios?
• ¿Hay un contrato mínimo, y cuánto cuesta irse?
• ¿Lo podés probar con tu propio hotel antes de pagar?

Pasar tus reservas

Lo que más preocupa de cambiarse son las reservas futuras que están en el sistema viejo. Preguntá:

• ¿Podés importar tus reservas desde un archivo (CSV o Excel) y ver una prueba en seco — duplicadas, choques, habitaciones desconocidas — antes de que se guarde nada?
• ¿Los canales se pueden pasar sin cerrarlos ni un día?
• ¿Y al revés: podés exportar todos tus datos cualquier día, sin pedírselo a nadie?

Cuando te cambiés, elegí una semana tranquila, pasá un canal a la vez y revisá a mano las primeras reservas nuevas.

Probalo con tu propio hotel

Una demostración con un hotel de ejemplo te muestra las pantallas. No te muestra tu semana. Antes de decidir, cargá tus habitaciones reales, tus precios reales y una semana real de reservas, y hacé las cinco cosas que hacés todos los días: tomar una reserva por teléfono, pasar a un huésped a otra habitación, ver quién debe, revisar la limpieza de mañana y responderle a un huésped. Si alguna tarda más que hoy, preguntá por qué.

Frená si en el camino notás alguna de estas:

• El precio cambia después de la llamada de ventas, o depende de cuántos extras te convencen de agregar.
• Tus datos solo se pueden exportar si lo pedís, o pagando.
• Conectar los canales tarda semanas, o el proveedor no sabe decirte cuánto.
• Nadie te sabe decir quién responde cuando algo falla.

Dónde está Staywarden

Hacenos las mismas preguntas a nosotros. Staywarden junta los canales de reserva, el calendario, los cobros, los mensajes de huéspedes, la limpieza y las tareas, el equipo, la facturación y las cuentas en un solo sistema, en español e inglés. Nuestros precios están publicados: mensual, en dólares estadounidenses, por tipo de habitación y no por habitación, sin permanencia. Gratis mientras lo configurás. Tarjeta cuando salís en vivo, primer cobro a los 7 días.

La mudanza empieza con una prueba en seco de tus reservas, desde un archivo o desde tus enlaces de calendario, y podés llevarte todos tus datos en un solo archivo, cualquier día. La guía para cambiarte muestra cada paso. Hay una página de estado pública, y te responden personas, en español e inglés.