Acuerdo de tratamiento de datos

1. Objeto

1.1 Este acuerdo asegura que el encargado trata datos personales por cuenta del responsable de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 («RGPD»), en particular su artículo 28, y con la ley danesa de protección de datos.

1.2 El acuerdo cubre los datos personales que el hotel o lodge y su personal ingresan en Staywarden o permiten que Staywarden reciba (por ejemplo, de los canales de reserva) sobre los huéspedes, contactos y personal del hotel o lodge. No cubre los datos de los que Staywarden es responsable por sí mismo (la cuenta del hotel o lodge, el pago de la suscripción, el marketing propio de Staywarden). Esos se describen en la política de privacidad de Staywarden.

1.3 El anexo A describe el tratamiento, el anexo B los subencargados y el anexo C las instrucciones del responsable y las medidas de seguridad.

2. Derechos y obligaciones del responsable

2.1 El responsable debe asegurar que el tratamiento cumple con el RGPD, incluido que exista una base jurídica para él y que los huéspedes reciban la información a la que tienen derecho.

2.2 El responsable decide los fines y los medios del tratamiento. Lo hace mediante las opciones que el hotel o lodge elige en Staywarden (qué funciones y conexiones están activadas) y mediante este acuerdo.

3. El encargado actúa según instrucciones

3.1 El encargado trata datos personales solo siguiendo instrucciones documentadas del responsable, salvo que lo exija el derecho de la UE o el derecho danés. En ese caso, el encargado informa al responsable de esa exigencia antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba.

3.2 Las instrucciones están en el anexo C. El uso que el hotel o lodge hace del panel (por ejemplo, enviar un mensaje, emitir una factura o conectar un canal de reserva) también es una instrucción.

3.3 Si el encargado considera que una instrucción infringe el RGPD u otra norma de protección de datos, informa de inmediato al responsable.

4. Confidencialidad

4.1 Solo tienen acceso a los datos las personas que lo necesitan para prestar el servicio. Están obligadas a guardar confidencialidad.

4.2 El encargado revisa periódicamente quién tiene acceso y lo retira cuando ya no es necesario.

5. Seguridad

5.1 El encargado aplica las medidas técnicas y organizativas que exige el artículo 32, teniendo en cuenta el riesgo para los derechos de los huéspedes. Las medidas vigentes hoy están en el anexo C.

6. Subencargados

6.1 Con este acuerdo, el responsable da una autorización general previa para que el encargado recurra a subencargados. Los que se usan hoy están en el anexo B.

6.2 Un subencargado queda obligado, mediante un contrato por escrito, a las mismas obligaciones de protección de datos que este acuerdo.

6.3 El encargado avisa al responsable al menos 30 días antes de incorporar un nuevo subencargado o de sustituir uno existente. El responsable puede oponerse. Si las partes no llegan a un acuerdo, el responsable puede cancelar la suscripción con efecto antes de que el cambio entre en vigor.

6.4 El encargado responde ante el responsable por el cumplimiento de las obligaciones del subencargado.

6.5 Algunas conexiones las elige y contrata el propio hotel o lodge, por ejemplo su propia cuenta de Tilopay o de Stripe para los pagos con tarjeta de los huéspedes. Ese proveedor es proveedor del hotel o lodge, no subencargado de Staywarden.

7. Transferencias a terceros países

7.1 Los datos se guardan en la UE (el centro de datos de Railway en Ámsterdam).

7.2 Algunos subencargados son empresas fuera de la UE/EEE o pueden acceder a los datos desde allí (anexo B). Las transferencias solo se hacen con una base válida según el capítulo V del RGPD, por ejemplo una decisión de adecuación (incluido el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.) o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.

8. Asistencia al responsable

8.1 El encargado ayuda al responsable a atender los derechos de los huéspedes (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición). Buena parte de esto el hotel o lodge lo puede hacer por sí mismo en el panel. Si no, escribe a hola@staywarden.com.

8.2 Si un huésped se dirige directamente al encargado sobre los datos del hotel o lodge, el encargado traslada la solicitud al hotel o lodge y no la responde por sí mismo.

8.3 El encargado presta una asistencia razonable en las evaluaciones de impacto y en la consulta previa a la autoridad de control (artículos 35 y 36).

9. Violaciones de la seguridad de los datos

9.1 El encargado notifica al responsable sin dilación indebida y a más tardar 48 horas después de tener constancia de una violación de la seguridad de los datos personales que afecte a los datos del hotel o lodge.

9.2 En la medida de lo posible, la notificación describe qué ocurrió, las categorías y el número aproximado de huéspedes y registros afectados, las consecuencias probables y lo que se ha hecho o se propone hacer. La información que todavía no se conozca se entrega después.

9.3 El encargado ayuda al responsable a notificar la violación a la autoridad de control y a informar a los huéspedes cuando sea necesario.

10. Documentación y auditorías

10.1 El encargado pone a disposición la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo. El responsable recibe gratis una vez al año una declaración escrita sobre la seguridad.

10.2 El responsable, o un auditor independiente obligado a guardar confidencialidad, puede realizar una auditoría con al menos 30 días de aviso por escrito. En una auditoría presencial, el responsable asume sus propios costos y el tiempo razonable del encargado.

11. Terminación y supresión

11.1 Cuando el hotel o lodge cierra su cuenta o borra el hotel o lodge, el encargado suprime sus datos de la base de datos activa en un plazo de 30 días. Antes de eso, el hotel o lodge puede exportar sus datos desde el panel.

11.2 Las copias de seguridad están cifradas y se borran automáticamente 90 días después de hacerse. Los datos suprimidos de la base de datos activa desaparecen, por lo tanto, de las copias de seguridad a más tardar 90 días después de la supresión.

11.3 Se exceptúan los datos que el encargado debe conservar por ley, por ejemplo las facturas y otros documentos contables emitidos en Staywarden. Se conservan el tiempo que exija la ley y no se usan para nada más.

12. Entrada en vigor y cambios

12.1 El acuerdo rige desde que el hotel o lodge acepta los términos y mientras el encargado trate datos por su cuenta.

12.2 Los cambios en el anexo B siguen la cláusula 6.3. Otros cambios se anuncian con al menos 30 días de anticipación.

12.3 Si este acuerdo y los términos de Staywarden se contradicen, prevalece este acuerdo en lo que se refiere al tratamiento de datos personales.

12.4 El acuerdo se rige por la ley danesa.

Anexo A — El tratamiento

Finalidad: prestar Staywarden al hotel o lodge. Incluye el calendario y las reservas, la página de reservas y el sitio web, la página del huésped, los mensajes con huéspedes (correo, WhatsApp, canales de reserva), los pagos, las facturas, las tareas y el personal, los tours, el marketing a huéspedes que dieron su consentimiento y el Warden (asistente de IA).

Naturaleza del tratamiento: almacenamiento, visualización, búsqueda, envío y recepción de mensajes, sincronización con canales de reserva, cálculos (precios, ocupación, dinero), traducción y borradores de respuesta con IA, supresión.

Categorías de interesados: los huéspedes del hotel o lodge y sus acompañantes, contactos de agencias y socios, guías y proveedores, el personal del hotel o lodge.

Huéspedes: nombre, correo, teléfono, país, idioma, fechas de la estadía, habitación, número de personas, monto y estado del pago, mensajes, pedidos y notas que escribe el hotel o lodge, y suscripción al boletín. Si el hotel o lodge activa el registro del huésped: documento de identidad (nombre y número de pasaporte o cédula). Si el hotel o lodge vende tours que piden permiso del parque: nombre, nacionalidad y número de pasaporte de cada viajero.

Agencias y socios: datos de contacto y lo que la agencia carga en su enlace (nombre del huésped, fechas, número de personas, la referencia y la nota de la agencia).

Personal: nombre, rol, correo, foto de perfil si la agrega, mensajes en el chat del equipo, y horas de trabajo y tarifa por hora si el hotel o lodge usa hojas de horas.

Datos de tarjeta: Staywarden no los trata. Van directamente al proveedor de pagos del hotel o lodge.

Categorías especiales de datos (artículo 9): no deben ingresarse en Staywarden. Si un huésped las escribe en un mensaje, se tratan solo como parte de ese mensaje.

Duración: mientras el hotel o lodge use Staywarden, y después según la cláusula 11.

Anexo B — Subencargados

Railway Corporation (EE. UU.). Servidores, base de datos y las copias de seguridad cifradas. El almacenamiento de las copias lo opera Tigris, proveedor de Railway. Dónde: centro de datos en Ámsterdam (UE); Railway es una empresa estadounidense. Base: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (certificada desde el 15 de marzo de 2024) y cláusulas contractuales tipo en el acuerdo de tratamiento de datos de Railway.

Resend (Plus Five Five, Inc., EE. UU.). Envía correos a huéspedes y personal. Dónde: EE. UU. Base: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo en el acuerdo de tratamiento de datos de Resend.

Anthropic (Anthropic Ireland, Limited para clientes en la UE). El Warden y las funciones de IA: borradores de respuesta a mensajes de huéspedes, traducción de los textos del sitio web y lectura de comprobantes y archivos que el hotel o lodge le da. Dónde: se guarda en EE. UU. Base: cláusulas contractuales tipo (módulos 2 y 3) en el acuerdo de tratamiento de datos de Anthropic.

Cloudflare, Inc. (EE. UU.). Solo si el hotel o lodge reenvía su correo a la bandeja de Staywarden: recibe los correos y los pasa a Staywarden. Dónde: la red global de Cloudflare. Base: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. y cláusulas contractuales tipo en el acuerdo de tratamiento de datos de Cloudflare.

Channex.io LTD (Inglaterra). Solo si el hotel o lodge lo activa: canales de reserva (nombres, fechas y montos de las reservas). Dónde: UE (AWS y DigitalOcean). Base: la decisión de adecuación de la Comisión Europea para el Reino Unido (vigente hasta el 27 de diciembre de 2031).

Meta Platforms Ireland. Solo si el hotel o lodge lo activa: mensajes de WhatsApp. Dónde: Irlanda (UE). Base: no hace falta dentro de la UE; Meta puede transferir según sus propios términos.

Google LLC (EE. UU.). Solo si el personal activa las notificaciones: notificaciones en Android y en el navegador (Firebase Cloud Messaging). Dónde: la red global de Google. Base: Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.; cláusulas contractuales tipo como respaldo en los términos de tratamiento de datos de Firebase.

Apple Inc. (EE. UU.). Solo si el personal activa las notificaciones: notificaciones en iPhone y en Safari (Apple Push Notification service). Dónde: no informado. Base: todavía sin resolver. Apple no ofrece términos de tratamiento de datos para las notificaciones y no está en la lista del Marco de Privacidad de Datos.

No son subencargados: la propia cuenta de Tilopay o de Stripe del hotel o lodge (su propio proveedor, cláusula 6.5) y Revolut, que procesa el pago de la suscripción del hotel o lodge a Staywarden. Ahí Staywarden es el responsable.

Anexo C — Instrucciones y seguridad

Instrucciones: El encargado trata los datos para prestar las funciones que el hotel o lodge usa en Staywarden, según el anexo A, y por lo demás según las acciones del hotel o lodge en el panel. Los datos no se usan para fines propios del encargado y no se venden. Según sus términos para clientes empresariales, el proveedor de IA no puede usarlos para entrenar sus modelos (Anthropic, Commercial Terms, sección B, vigente desde el 17 de junio de 2025).

Seguridad hoy: Los datos se guardan en la UE (Ámsterdam) y todo el tráfico va cifrado (HTTPS/TLS).

Las contraseñas y las claves de sesión se guardan solo como hash. Las claves de terceros que el hotel o lodge conecta se guardan cifradas.

El acceso se controla por roles. El dueño decide quién del equipo ve qué y puede dejar que otros administren el equipo. Nadie puede dar más acceso del que tiene. Un contador puede recibir acceso de solo lectura.

Las copias de seguridad se hacen cada noche y se cifran (AES-256-GCM) antes de guardarse. Se guardan en un almacenamiento en la UE (Ámsterdam), cada copia se vuelve a descargar y abrir como control, y se borran automáticamente a los 90 días.

Los datos de cada hotel o lodge están ligados a ese hotel o lodge, y solo sus propios usuarios tienen acceso a ellos.

Solo las personas de Staywarden que operan el servicio tienen acceso a producción.